Notre cheffe de projet passait 5 heures par semaine en reporting et comptes-rendus. Réunions clients, notes internes, suivis de projet. On lui a donné accès à Claude et Gemini. Voici ce qui s'est passé.
Le point de départ
Profil :
Cheffe de projet senior chez OSOM. Gère 4-5 projets clients en parallèle. Pas de background technique.
Son quotidien avant IA :
Total : 5h/semaine de tâches répétitives
Sa frustration :
"Je passe plus de temps à documenter qu'à parler aux clients. Et c'est en parlant aux clients que je crée de la valeur."
Notre hypothèse :
L'IA peut absorber 50-70% de ce travail de formalisation.
Le nouveau workflow
Outil principal : Claude (via l'interface web)
Pas besoin de setup technique. Elle copie-colle et prompte.
Workflow 1 : Comptes-rendus de réunion
Avant : Prendre des notes → Rédiger le CR → Relire → Envoyer (45 min)
Maintenant : Prendre des notes brutes → Prompt Claude : "Transforme ces notes en compte-rendu structuré avec actions et responsables" → Review 5 min → Envoyer
Temps gagné : 30 min par réunion
Workflow 2 : Reporting client
Avant : Compiler les données → Rédiger l'analyse → Mettre en forme (1h30)
Maintenant : Exporter les métriques → Prompt : "Analyse ces données et rédige un rapport de progression pour le client X, ton professionnel, focus sur les résultats" → Review 10 min
Temps gagné : 1h par reporting
Workflow 3 : Synthèses pour l'équipe tech
Avant : Lire les retours clients → Identifier les priorités → Formaliser (1h)
Maintenant : Copier les retours → Prompt : "Extrait les demandes techniques de ces retours clients, classe par priorité, identifie les dépendances" → Review 5 min
Temps gagné : 45 min par synthèse
Les 5 prompts qu'elle utilise le plus
1. Compte-rendu de réunion
"Voici mes notes de réunion avec [Client]. Transforme en compte-rendu professionnel avec : résumé (3 lignes), décisions prises, actions avec responsables et deadlines, points en suspens."
2. Email de suivi client
"Rédige un email de suivi pour [Client]. Contexte : [situation]. Ton : professionnel et chaleureux. Objectif : [ce qu'on veut obtenir]. Maximum 150 mots."
3. Analyse de feedback
"Voici les retours de [Client] sur la dernière livraison. Identifie : ce qui est positif, ce qui doit être amélioré, les demandes implicites non formulées directement."
4. Brief technique
"Traduis cette demande client en spécifications techniques pour l'équipe dev. Sois précis sur les comportements attendus, les edge cases, les critères d'acceptation."
5. Priorisation de backlog
"Voici notre liste de tâches en cours. Critères : impact client, urgence, dépendances. Propose un ordre de priorité avec justification."
Conseil clé :
Elle a créé un document "Mes prompts OSOM" qu'elle copie-colle et adapte. Pas besoin de réinventer à chaque fois.
Le bilan chiffré
Temps économisé par semaine : 3h
Temps réalloué :
Elle passe maintenant 3h de plus par semaine en appels clients. Résultat : meilleure relation, plus de upsell identifiés, moins de malentendus.
Impact business indirect :
Coût de l'IA :
Claude Pro : 20 USD/mois
ROI : Évident.
Sa conclusion :
"L'IA ne fait pas mon travail. Elle fait le travail que je n'aime pas faire, pour que je puisse faire ce que je fais bien."
Ce qui ne marche pas (encore)
Les limites observées :
1. Contexte long terme
Claude ne "se souvient" pas des projets entre les sessions. Elle doit re-contextualiser à chaque fois.
Workaround : Document de contexte projet qu'elle colle en début de session.
2. Ton trop générique
Les premiers outputs étaient trop "corporate". Pas le ton OSOM.
Workaround : Elle a ajouté "Ton : direct, professionnel, pas de jargon, phrases courtes" dans ses prompts.
3. Données chiffrées
Claude invente parfois des métriques. Jamais faire confiance aux chiffres générés.
Règle : Les données viennent toujours de nos outils. Claude formate et analyse, mais ne génère pas.
4. Confidentialité
Certains contenus clients sont trop sensibles pour passer par un LLM cloud.
Règle : Anonymiser ou utiliser des données génériques pour ces cas.
La règle d'or :
"L'IA draft, l'humain valide." Aucun output ne part au client sans relecture.
Ce qu'il faut retenir
- -3h/semaine économisées sur les tâches de formalisation. Réinvesties en relation client.
- -Pas besoin d'être technique. Copier-coller + prompt clair = 80% du bénéfice.
- -5 prompts templates suffisent pour couvrir 90% des cas d'usage.
- -L'IA draft, l'humain valide. Jamais d'envoi sans relecture.
- -Le vrai ROI n'est pas le temps gagné, c'est la valeur créée avec ce temps.